Terms & Conditions Tuscany - The Grand Escape

The Grand Escape Tuscany is a non-competitive cycling event exclusively reserved for members of Bikepacking Adventures ASD (hereinafter also referred to as event or adventure).

Art. 1 – Registration

All persons who have reached 18 years of age at the time of registration, of any nationality, are eligible to participate in the event.

Art. 2 – Membership

The Grand Escape Tuscany is an event exclusively reserved for members of Bikepacking Adventures ASD. Those who are not members of the aforementioned sports organization will become members upon registering for the event. The Organization may at any time and at its sole discretion decide whether to accept registration or exclude a registered participant from the event if they may damage its image.

Art. 3 – Medical Certificate

All participants are REQUIRED to submit a valid “Medical Certificate for competitive sports activities (cycling)”. The medical certificate must be issued by your doctor and must be valid until October 11, 2025, and must be uploaded to your personal area on bikepackingadventures.com.

If the medical certificate does not comply, it will be rejected and deleted, and the registrant must submit a new compliant certificate by September 13, 2025.

The expiration date of the medical certificate must also be specified.

The Medical Certificate must be specific to CYCLING. We cannot accept medical certificates issued for other sports such as triathlon, athletics, etc.

Those who do not meet this requirement will not be admitted to the event and will not be entitled to a refund of the registration fee.

Art. 4 – Route and Track

The route starts from Campiglia Marittima (IT) and ends in Campiglia Marittima (IT). The route is approximately 600 km long. The route runs on paved roads.

The organization will provide all participants with a complete track of the route to follow until arrival; it also informs that, at any time and for any reason related to safety, as well as traffic and road conditions, including roadworks, detours, restrictions, and any other unpredictable situation that may be encountered along the provided track, everyone is free, at their discretion, to leave the track and resume it once these critical conditions have ceased and safety is again guaranteed. Therefore, participants may deviate from the provided track at any time and resume it later, using alternative routes at their discretion, if conditions require it. The organization reserves the right to modify the route up until a few days before departure.

Art. 5 – Common Start

Event start date and location: October 11, 2025 – Campiglia Marittima, Italy.

Registration and race pack collection: October 10, 2025 – Campiglia Marittima, Italy

The detailed event program will be available to each participant via email.

Art. 6 – Compliance with Road Rules

The Grand Escape Tuscany is a FREE TOURING RIDE on paved roads; the entire route will always be open to traffic, and therefore all participants must comply with the Highway Code. It is also mandatory to have a repair kit and puncture repair equipment.

Art. 7 – Event Characteristics – Warning

All participants must:

be physically prepared to handle long periods on a bicycle
have road riding skills
have an adaptable spirit
know how to use GPS and have basic orientation skills

In the spirit of bikepacking, any type of external support is prohibited (except obviously in emergency cases).

Art. 8 – Mandatory Kit

For personal safety, in case of emergency or route loss, each participant is required to carry with them, throughout their entire adventure, the following minimum safety equipment:

reflective vest
whistle or bell
mobile phone
certified helmet to be worn at all times
white front light and red rear light

Art. 9 – Registration and Participation Fee

Registration opens: January 13, 2025, at 11:00

Registration will close when the maximum number of participants is reached.

Registration fee: €137

Registration includes:

Event track in .gpx format, created after months of scouting work
Personal Live Tracking
Online map where friends and family can follow you on your adventure
Insurance coverage for the entire duration of the event
The Grand Escape participation banner
Media coverage during the event with photographers and videographers along the route
Downloadable photo gallery containing all photos taken of participants
The exclusive The Grand Escape cycling cap
Digital guide to Tuscany’s beauty
Discounts with partners supporting The Grand Escape
Race pack at registration
Paper map of the route and information
A limited edition The Grand Escape Italian wine collector’s bottle

Art. 10 – Registration Validity

Registration will be considered regularly valid only after completing the electronic registration procedure with subsequent electronic credit of the amount to the organizer and submission of the medical certificate which must be uploaded by September 13, 2025.

The Grand Escape organization may decide whether to accept anyone’s registration at any time and at its sole discretion, without further justification.

Art. 11 – Substitution and Participation Withdrawal

Regarding the event, it is not possible to request the substitution of a participant once registered. If a registered participant does not participate in the Event, the participation fee will not be refunded under any circumstances and the race pack will not be sent.

Art. 12 – Event Cancellation or Relocation

Cancellation – If, due to force majeure such as pandemics or wars, the event cannot take place, the amount paid at registration will not be refunded, but the participation fee alone will be considered valid for registration to the next edition. The organization will also be entitled to an insurance fee contribution of €14.00 for postponing registration to the following year. The request for registration for the following year and payment of the secretariat contribution must be made by the date indicated by the organization after the event’s cancellation.

The event will be held even in case of bad weather, except in cases of exceptional intensity according to weather alerts from the relevant authorities.

Relocation – Furthermore, due to force majeure or other serious reasons, such as pandemics or wars, which could put at risk the preparation of the event or participation in it by a number of people not less than half of those registered, the Organization reserves the right to move the location and/or date of the event within the same calendar year. In this case, the fee paid for registration will be valid for the event on the rescheduled date, without additional costs for registrants. In this case, it is not possible to transfer the registration to the following year’s edition.

Art. 12 – Variations

In light of new environmental and/or health circumstances and/or in case of changes to the regulatory framework, the Organization reserves the right at any time to make consequent reasonable variations to the regulations. The event’s official website where these regulations are published constitutes the only reference for information about the event. Therefore, any different content present in previous communications via newsletter, press, or social media cannot be invoked.

Art. 13 – Approval, Consent, Authorization, etc.

By requesting to participate in The Grand Escape Tuscany, each participant at the time of registration:

Declares to have read and approved these Regulations and to accept every part of them;

Becomes guarantor of their own behavior during and after the event;

Declares to be in good physical condition and to have submitted to the organization a valid medical certificate after undergoing a medical fitness examination for cycling practice, providing the organization with the broadest waiver for any damage that may occur as a consequence of their participation in the event;

Declares to have acknowledged that the event in which they participate is a non-competitive trial without rankings;

Declares to be aware that there is no health, food, or mechanical assistance service provided by the organizers of the cycling event called The Grand Escape Tuscany;

Declares to be aware that there is no service for recovering withdrawals, nor are there any obligations on the part of the organizers to search for participants on the route;

Declares to be aware that there is no obligation on the part of the organization to monitor the roads crossed by participating cyclists;

Declares to be aware that the participation fee will not be refunded under any circumstances;

Declares to have experience and be aware of the possibility of encountering adverse weather conditions and to be able to navigate and cycle in hills and medium mountains in such conditions;

Declares to be aware that the organizing body “Bikepacking Adventures ASD” is not a professional organizing entity, but rather acts solely for recreational and non-patrimonial purposes (1174 Civil Code); and therefore participation in The Grand Escape Tuscany always occurs by free choice and for recreational, non-patrimonial purposes. It follows therefore that the aforementioned organizing ASD is free from, and in any case released from, any responsibility connected to The Grand Escape Tuscany excursion. It is also released from any responsibility regarding events occurring to the cyclist during The Grand Escape Tuscany such as: accidents, route loss, physical problems, incidents, thefts etc. It follows therefore that the cycling excursion The Grand Escape Tuscany is to be understood as a mere gathering with spontaneous and independent participation of cycling tourists and amateur cyclists on a free and personal excursion; – that for pure spirit of hospitality and courtesy without the requirements ex art 1174 and following Civil Code, the aforementioned organizing ASD may organize one or more refreshment points for participants, subject to voluntary contribution, which the cyclist commits to pay before undertaking the cycling excursion The Grand Escape Tuscany;

Declares that, therefore, the cyclist participating in the cycling excursion The Grand Escape Tuscany, waives undertaking any legal action for any reason against the aforementioned organizing ASD, recognizing that it is a non-professional association acting for recreational purposes lacking the requirements (ex art 1174 Civil Code)

Expresses consent to the use of their data, including for commercial purposes, according to the provisions of the privacy law n. 196 of 30/06/2003 and the European Union Privacy Regulation 2017/679 (GDPR/18);

Grants the organizers the broadest consent to use, in ways permitted by law, including for profit, any video or photographic image of them taken during the event days, providing the organization with the right to transfer such images to third parties.

The aforementioned authorization for the use of one’s image must be understood as granted indefinitely and without territorial limits worldwide, for use in publications and various films, including, but not limited to, promotional and/or advertising materials created on all media. The organization may also transfer to third parties and to its institutional and commercial partners the rights of use provided for in this agreement.

The organization declines any responsibility for itself and its collaborators, for incidents or damages to persons or things, which may occur before, during and after the event or as a result of it.

Art. 14 – Processing and Registration of Personal Data

The processing and registration of personal data will be carried out by the following company:

Bikepacking Adventures ASD

33100 Udine (UD), Italy

Tax Code/VAT No. 02379130970

The personal data of all participants will be processed and registered according to the provisions of the privacy law n. 196 of 30/06/2003 and the European Union Privacy Regulation 2017/679 (GDPR/18).

TRANSFER OF PERSONAL DATA TO ADVENTURELAB srl FOR THEIR MARKETING PURPOSES.

Having reviewed the privacy notice, with the user’s consent The Grand Escape will communicate personal data to AdventureLab srl for their marketing purposes.

Information on the processing of personal data pursuant to articles 13 and 14 of EU Regulation n. 679/2016 of April 27, 2016

We inform you that your personal data, including identification and contact information, acquired by Bikesoul SSD and collected by them during The Grand Escape 2024 event, are processed with your prior consent, by AdventureLab srl. (hereinafter also The Partner), as Data Controller, to contact you for commercial information purposes through communication techniques (postal mail and electronic mail, calls with or without operator, fax, SMS, MMS, and other distance communication techniques, messages via social media or web applications).

You may know what data of yours is processed at TRANSFER OF PERSONAL DATA TO AdventureLab srl FOR THEIR MARKETING PURPOSES.

Having reviewed the privacy notice, with the user’s consent Bikesoul SSD will communicate personal data to AdventureLab srl for their marketing purposes.

Information on the processing of personal data pursuant to articles 13 and 14 of EU Regulation n. 679/2016 of April 27, 2016

We inform you that your personal data, including identification and contact information, acquired by Bikesoul SSD and collected by them during The Grand Escape 2024 event, are processed with your prior consent, by ADVENTURELAB srl. (hereinafter also Partner), as Data Controller, to contact you for commercial information purposes through communication techniques (postal mail and electronic mail, calls with or without operator, fax, SMS, MMS, and other distance communication techniques, messages via social media or web applications).

You may know what data of yours is processed at the Partner and, where conditions are met, exercise the various rights relating to their use (right of access, rectification, updating, integration, deletion, limitation of processing, portability, revocation of consent to processing and to obtain a copy of your data where these are stored in countries outside

ITALIANO

The Grand Escape Tuscany è un evento ciclistico non competitivo riservato esclusivamente ai tesserati del Bikepacking Adventures ASD (d’ora in poi definito anche evento o avventura).

Art. 1 – Iscrizione

Sono ammesse all’evento tutte le persone che hanno compiuto il 18° anno di età al momento dell’iscrizione appartenenti ad ogni nazionalità.

Art. 2 – Affiliazione

The Grand Escape Tuscany è un evento riservato esclusivamente ai tesserati del Bikepacking Adventures ASD. Chi non è tesserato della suddetta società sportiva lo diventerà al momento dell’iscrizione all’evento. L’Organizzazione potrà in ogni momento e a suo insindacabile giudizio decidere se accettare o meno l’iscrizione oppure escludere un iscritto dalla manifestazione nel caso possa arrecare danno all’immagine della stessa.

Art. 3 – Certificato medico

Tutti i partecipanti sono OBBLIGATI a presentare un valido “Certificato medico per attività sportiva agonistica (ciclismo)”. Il certificato medico deve essere rilasciato dal proprio medico e deve essere valido fino all’11 ottobre 2025 e deve essere caricato nell’area personale su bikepackingadventures.com.

Se il certificato medico non è conforme, verrà rifiutato e cancellato e l’iscritto dovrà provvedere a inoltrarne uno nuovo conforme entro il 13 settembre 2025.

Dovrà essere specificata anche la data di scadenza del certificato medico.

Il Certificato Medico deve essere specifico per il CICLISMO. Non possiamo accettare certificati medici rilasciati per altri sport come triathlon, atletica, ecc.

Chi non rispetta questo requisito non sarà ammesso all’evento e non avrà diritto al rimborso della quota di iscrizione.

Art. 4 – Percorso e traccia

Il percorso parte da Campiglia Marittima (IT) e termina a Campiglia Marittima (IT). Il percorso ha una lunghezza di circa 600 km. Il percorso si sviluppa su strade asfaltate.

L’organizzazione fornirà a tutti i partecipanti una traccia completa del percorso da seguire fino all’arrivo; informa inoltre che, in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo legato alla sicurezza, così come alle condizioni del traffico e della viabilità, compresi lavori stradali, deviazioni, divieti e ogni altra situazione imponderabile che è possibile incontrare lungo il tracciato fornito, ognuno è libero, a propria discrezione, di lasciare il tracciato e riprenderlo non appena queste condizioni critiche saranno cessate e la sicurezza sarà nuovamente garantita. Pertanto i partecipanti possono deviare dal tracciato fornito in qualsiasi momento e riprenderlo successivamente, utilizzando percorsi alternativi a propria discrezione, se le condizioni lo richiedono. L’organizzazione si riserva il diritto di modificare il percorso fino a pochi giorni prima della partenza.

Art. 5 – Partenza comune

Data e luogo di partenza dell’evento: 11 ottobre 2025 – Campiglia Marittima, Italia.

Registrazione e ritiro pacco gara: 10 ottobre 2025 – Campiglia Marittima, Italia

Il programma dettagliato dell’evento sarà disponibile per ogni partecipante via email.

Art. 6 – Rispetto del codice della strada

The Grand Escape Tuscany è una PASSEGGIATA IN LIBERA ESCURSIONE su strade asfaltate; tutto il percorso sarà sempre aperto al traffico e pertanto è obbligatorio per tutti i partecipanti il rispetto del Codice della Strada. È inoltre obbligatorio avere un kit per le riparazioni e per le forature.

Art. 7 – Caratteristiche della manifestazione – avvertenza

Tutti i partecipanti devono:

essere preparati fisicamente ad affrontare lunghi periodi in bicicletta
avere capacità di guida su strada
avere spirito di adattamento
saper utilizzare il GPS e avere orientamento di base

Nello spirito del bikepacking è vietato qualsiasi tipo di supporto esterno (tranne ovviamente in casi di emergenza).

Art. 8 – Kit obbligatorio

Per la propria sicurezza personale, in caso di emergenza o perdita del percorso, ogni partecipante è obbligato a trasportare con sé, per tutta la durata della propria avventura, il seguente equipaggiamento minimo di sicurezza:

gilet catarifrangente
fischietto o campanello
cellulare
casco omologato da indossare sempre
luci anteriore bianca e posteriore rossa

Art. 9 – Iscrizioni e quota di partecipazione

Apertura iscrizioni: 13 gennaio 2025 ore 11:00

Le iscrizioni chiuderanno al raggiungimento del numero massimo di partecipanti.

Quota di iscrizione: 137€

L’iscrizione include:

Traccia dell’evento in formato .gpx, creata dopo mesi di lavoro di scouting
Personal Live Tracking
Mappa online dove amici e familiari possono seguirti nella tua avventura
Copertura assicurativa per tutta la durata dell’evento
Banner di partecipazione The Grand Escape
Copertura mediatica durante l’evento con fotografi e videomaker lungo il percorso
Galleria fotografica scaricabile contenente tutte le foto scattate ai partecipanti
L’esclusivo cappellino ciclistico The Grand Escape
Guida digitale alle bellezze della Toscana
Sconti con i partner che supportano The Grand Escape
Pacco gara alla registrazione
Mappa cartacea del percorso e informazioni
Una bottiglia da collezione di vino italiano in edizione limitata The Grand Escape

Art. 10 – Validità dell’iscrizione

L’iscrizione si potrà ritenere regolarmente valida solo dopo aver concluso la procedura elettronica di iscrizione con conseguente accredito elettronico dell’importo a favore dell’organizzatore e invio del certificato medico che deve essere caricato entro il 13 settembre 2025.

L’organizzazione di The Grand Escape potrà decidere se accettare l’iscrizione di qualsiasi persona in qualsiasi momento e a sua esclusiva discrezione, senza ulteriori motivazioni.

Art. 11 – Sostituzione e rinuncia alla partecipazione

Con riferimento all’evento, non è possibile richiedere la sostituzione di un partecipante una volta che si è iscritto. Se un partecipante iscritto non partecipa all’Evento, la quota di partecipazione non sarà rimborsata in alcun caso e il pacco gara non sarà inviato.

Art. 12 – Annullamento o spostamento della manifestazione
Annullamento – Se, per cause di forza maggiore come ad esempio pandemie o guerre la manifestazione non dovesse svolgersi, l’importo versato al momento dell’iscrizione non sarà rimborsato, ma la sola quota di partecipazione sarà considerata valida in caso di richiesta di iscrizione all’edizione successiva. L’organizzazione avrà inoltre diritto ad un contributo riguardante le spese di assicurazione pari a €14,00 per lo slittamento dell’iscrizione all’anno successivo . La richiesta di iscrizione all’anno successivo e il versamento del contributo di segreteria dovranno avvenire entro la data indicata dall’organizzazione dopo l’annullamento dell’evento.
L’evento si terrà anche in caso di maltempo, salvo di eccezionale intensità secondo le allerte meteo delle autorità preposte.
Spostamento – Inoltre per cause di forza maggiore o altri gravi motivi, quali a titolo di esempio pandemie o guerre, che dovessero mettere a rischio la preparazione dell’evento o la partecipazione allo stesso da parte di un numero di persone non inferiore alla metà degli iscritti, l’Organizzazione si riserva il diritto di spostare il luogo e/o la data dell’evento entro lo stesso anno di calendario. In questo caso la quota versata per l’iscrizione sarà valida per l’evento alla data riprogrammata, senza aggravio di costi per gli iscritti. Non è possibile in questo caso lo spostamento dell’iscrizione all’edizione dell’anno successivo.

Art. 12 – Variazioni
A fronte di sopravvenute nuove circostanze ambientali e/o sanitarie e/o in caso di modifiche del quadro normativo, l’Organizzazione si riserva in qualsiasi momento la facoltà di apportare le conseguenti ragionevoli variazioni al regolamento. Il sito internet ufficiale dell’evento dove è pubblicato questo regolamento costituisce l’unico riferimento di informazione sulla manifestazione. Non potranno pertanto essere invocati eventuali diversi contenuti presenti in precedenti comunicazioni via newsletter, sugli organi di stampa o sui social media.

Art. 13 – Approvazione, consenso, autorizzazione, etc.
Chiedendo di partecipare a The Grand Escape Tuscany ogni partecipante al momento dell’iscrizione:
Dichiara di avere letto e approvato il presente Regolamento e di accettarne ogni sua parte;
Si costituisce garante del proprio comportamento durante e dopo la manifestazione;
Dichiara di essere in buone condizioni fisiche e di aver consegnato all’organizzazione un certificato medico valido dopo essersi sottoposto a visita medico attitudinale per la pratica ciclistica, fornendo all’organizzazione la più ampia manleva per ogni danno che dovesse subire in conseguenza della sua partecipazione alla manifestazione;
Dichiara di aver preso conoscenza che la manifestazione alla quale partecipa è una prova non competitiva e senza classifiche;
Dichiara di essere consapevole che non è presente alcun servizio di assistenza sanitaria, alimentare e meccanica da parte degli organizzatori della manifestazione ciclistica denominata The Grand Escape Tuscany;
Dichiara di essere consapevole che non è presente nessun servizio di recupero dei ritirati, né sussistono obblighi da parte degli organizzatori di ricerca dei partecipanti sul percorso;
Dichiara di essere consapevole che non esiste nessun obbligo da parte dell’organizzazione di presidiare le strade attraversate dai ciclisti partecipanti;
Dichiara di essere consapevole che la quota di partecipazione non verrà rimborsata in alcun caso;
Dichiara di avere esperienza e essere consapevole della possibilità di incontrare avverse condizioni meteo e di essere in grado di orientarsi e pedalare in collina e media montagna in tali condizioni;
Dichiara di essere consapevole che l’organizzatrice “Bikepacking Adventures ASD” non è un ente organizzatore professionale, ma la stessa agisce per soli fini ludici e non patrimoniali (1174 Cod.civ.); e quindi la partecipazione al The Grand Escape Tuscany avviene sempre per libera scelta e per fini ludici, comunque non patrimoniali. Ne consegue pertanto che la ASD organizzatrice sopracitata è priva, e in ogni caso manlevata, da qualunque responsabilità connessa all’escursione The Grand Escape Tuscany. E’ altresì manlevata da qualsiasi responsabilità riguardante evenienze accadute al ciclista durante ilThe Grand Escape Tuscany quali ad esempio: sinistri, smarrimento del percorso, problemi fisici, incidenti, furti ecc. Ne consegue pertanto che l’escursione ciclistica The Grand Escape Tuscany è da intendersi quale mera riunione a partecipazione spontanea ed indipendente di cicloturisti e cicloamatori in escursione libera e personale; – che per puro spirito di ospitalità e cortesia senza i requisiti ex art 1174 e ss Cod.civ. la ASD organizzatrice sopracitata può organizzare uno o più ristori per i partecipanti, soggetti a contribuzione volontaria, che il ciclista si impegna a versare prima di affrontare l’escursione ciclistica The Grand Escape Tuscany;
Dichiara che, pertanto, il ciclista che partecipa all’escursione ciclistica The Grand Escape Tuscany, rinunzia a intraprendere qualsiasi azione legale a qualsiasi titolo nei confronti della ASD organizzatrice sopracitata, riconoscendo che la stessa è una associazione non professionale che agisce per fini ludici privi dei requisiti (ex art 1174 Cod.civ.)
Esprime il consenso all’utilizzo dei suoi dati, anche a fini commerciali, secondo quanto previsto dal testo unico sulla privacy n. 196 del 30/06/2003 e dal Regolamento dell’Unione Europea sulla privacy 2017/679 (GDPR/18);
Concede agli organizzatori il più ampio consenso all’uso, nei modi consentiti dalle leggi, anche a fini di lucro, di ogni sua immagine video o fotografica ripresa nei giorni della manifestazione, fornendo all’organizzazione facoltà di cessione a terzi di tali immagini.
La suddetta autorizzazione all’utilizzo della propria immagine deve intendersi prestata a tempo indeterminato e senza limiti territoriali in tutto il mondo, per l’impiego in pubblicazioni e filmati vari, ivi inclusi, a mero titolo esemplificativo e non limitativo, materiali promozionali e/o pubblicitari realizzati su tutti i supporti. L’organizzazione potrà, inoltre, cedere a terzi e ai propri partner istituzionali e commerciali, i diritti di utilizzazione previsti nel presente accordo.
L’organizzazione declina ogni responsabilità per sé e per i suoi collaboratori, per incidenti o danni a persone o cose, che dovessero verificarsi prima, durante e dopo la manifestazione o per effetto della stessa.

Art. 14 – Trattamento e registrazione dei dati personali
Il trattamento e la registrazione dei dati personali sarà effettuato dalla seguente società:
Bikepacking Adventures ASD
33100 Udine (UD), Italia
C.F./P.I. 02379130970
I dati personali di tutti i partecipanti saranno trattati e registrati secondo quanto previsto dal testo unico sulla privacy n. 196 del 30/06/2003 e dal Regolamento dell’Unione Europea sulla privacy 2017/679 (GDPR/18).

TRASFERIMENTO DATI PERSONALI A ADVENTURELAB srl PER LE LORO FINALITÀ DI MARKETING.
Presa visione dell’informativa privacy, con il consenso dell’utente The Grand Escape comunicherà dati personali a AdventureLab srl per le loro finalità di marketing.

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I Suoi dati saranno conservati, in conformità alla normativa privacy tempo per tempo applicabile, e comunque per un termine non superiore a 24 mesi dal momento della raccolta.
I suoi dati non saranno diffusi e saranno trattati con idonee modalità e procedure anche informatizzate, da nostri dipendenti, collaboratori ed altri soggetti anche esterni, designati Responsabili del trattamento o, comunque, operanti quali Titolari, che sono coinvolti nella gestione dei rapporti con lei in essere o che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica, organizzativa, operativa.

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